EMPREL - Empresa Municipal de Informática

Rodrigo Oliveira Pires, Assessoria técnica da diretoria de infraestrutura da EMPREL

Com a utilização do Google Apps for Business personalizado, a Spread resolveu para a EMPREL, Empresa Municipal de Informática de Recife, um incômodo problema de administração e de armazenamento de mensagens do correio eletrônico da empresa. A EMPREL tem como missão participar da proposição e do gerenciamento das políticas de Tecnologia da Informação e Comunicação da Prefeitura do Recife, e prover soluções sob medida, com credibilidade e excelência no atendimento, com foco nos interesses da administração da cidade e na democratização dos meios de acesso à informação.

Com mais de 3 mil funcionários em atividade, a empresa era atendida por um servidor de correio eletrônico com disponibilidade de armazenamento de apenas 50 MB, o que dificultava a comunicação entre os funcionários e consumia muito tempo de manutenção. Além disso, ele não oferecia recursos adequados de webmail e de colaboração, dificultando a mobilidade e prejudicando o trabalho em equipe.

A empresa buscava um sistema de e-mails que oferecesse o espaço de armazenamento e as funcionalidades avançadas necessárias para agilizar seu fluxo de trabalho - especialmente a possibilidade de verificar e-mails fora da empresa. O fator decisivo para a implementação do Google Apps for Business foi a necessidade de uma solução com facilidade de uso, que fosse aceita rapidamente pelos funcionários.

"Sabíamos que funcionalidades mais relevantes do que as mudanças com as quais as pessoas iriam conviver seriam fatores de sucesso na implantação do Google Apps”, explica Rodrigo Oliveira Pires, da assessoria técnica da diretoria de infraestrutura da EMPREL. A empresa também adotou o Google Docs e o Google Calendar, que facilitaram o trabalho em equipe, pois a ferramenta utilizada anteriormente não possuía recursos de colaboração. Os recursos do Google Apps for Business também deram maior mobilidade aos funcionários, que puderam substituir seus desktops e notebooks por tablets, executando seu trabalho de forma completa e colaborativa em qualquer lugar.

Os usuários podem registrar todos os trâmites de um projeto por e-mail e os técnicos tem mais tempo para atendimento e manutenção. Além disso, os recursos que seriam investidos em equipamentos para os serviço de e-mail puderam ser direcionados para outras prioridades. "A demanda pela manutenção de ferramentas e infraestrutura de correio eletrônico acabou. Com isso liberamos técnicos para exercer atividades mais nobres”, diz Pires.